Suomen ITF Taekwon-Do ry:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät

Nimi: Olympiakomitea ry (SuomiSport)
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

Nimi: Tmi Lasse Kuusisto (TKDMAN-järjestelmä)
sähköposti: lasse.kuusisto@tkdman.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Nimi: Sari Aro, sari.aro@olympiakomitea.fi, suomisport@olympiakomitea.fi
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

Liiton pääkäyttäjä: Laura Nikkola-Kuusisto lisenssit@taekwon-do.fi

TKDMAN-järjestelmän hallinnointi: Lasse Kuusisto lasse.kuusisto@tkdman.com

3. Rekisterien nimet

Suomen ITF Taekwon-Do ry:n lisenssirekisteri osana Suomisport-palvelua.

TKDMAN-onlineilmoittautumisjärjestelmä

4. Rekisterien kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport-palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten Suomen ITF Taekwon-Do ry:n lisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiinn tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat
käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Lisenssin ostaneiden henkilötietoja hyödynnetään Suomen ITF Taekwon-Do ry:n TKDMAN-järjestelmässä.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Rekisteröidyn omaa palvelujen hallintaa varten Suomisport-profiilin kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • Kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Suomisport ID-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa.
  • Jos rekisteröityjä haluaa tehdä hankintoja huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Palvelun käyttö vaatii rekisteröitymisen omalla henkilötunnuksella. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi henkilöt. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Suomen ITF Taekwon-Do ry:n edustajat ja sen jäsenseurojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käytä rekisteröityjän henkilötunnusta. Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisportjärjestelmän pääkäyttäjälle, ei muille käsittelijöille.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ

Suomisport-rekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan rekisterin pitäjän pääkäyttäjän oikeuksilla virhetilanteiden korjaamista varten. Lisäksi lisenssirekisterin osoitetietojen perusteella toimitetaan kaikille lisenssin ostaneille jäsenlehti kotiin postitettuna. TKDMANonlineilmoittautumisjärjestelmä käyttää lisenssirekisteristä seuraavia tietoja: nimi, syntymäaika, sukupuoli, seurajäsenyys, voimassa olevat lisenssit ja vakuutukset. Nämä tiedot mahdollistavat tapahtumiin ilmoittautumisen.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään jokaisen palvelun kohdalla erikseen kuvatulla tavalla. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä, jokaisessa palvelussa erikseen. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Maajoukkueen ilmoittautumistietoja voidaan välittää kansainvälisiä arvokilpailuja järjestäville tahoille. Harrastajien tietoja voidaan luovuttaa lajin kansainvälisille kattojärjestöille (ITF ja AETF) tapahtumailmoittautumisten ja sertifikaattitilausten yhteydessä. Muita tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSEyleiset sopimusetoja (kohta 8 ) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14). Vincit täyttää ISO-9001 standardin.

Maksupalvelujen tarjoajan, Maksuturva Group Oy:n kanssa noudatetaan maksuturvapalvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 11 toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteessä ”Henkilötietojen käsittely Maksuturva-palvelussa” ehtoja.

Suomisport-palveluiden tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät, kuten lajiliitot ja seurat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

TKDMAN-järjestelmä toimii OVH-Hosting webhotellissa, joka vastaa itse henkilötietojen suojausta koskevista säädöksistään. TKDMAN-järjestelmästä ei luovuteta henkilötietoja mihinkään, palvelu on salasanasuojattu ja salasanat on salattu tietokannassa.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Alaikäisen lisenssinhaltijan huoltaja pääsee irtisanomaan lapsen lisenssin tai muokkaamaan yhteystietoja oman Suomisport-profiilinsa kautta milloin vain. Järjestelmän pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan.

Rekisteröityjän profiilitiedot jäävät Suomisport-järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen/profiilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse Suomisportin laajoja urheilupalveluja, voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: asiakaspalvelu@suomisport.fi. Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.

Lisenssikauden vaihtuessa TKDMAN-järjestelmästä poistuvat kaikki päättyneen kauden tiedot. Uudet tiedot haetaan säännöllisesti Suomisportista.

Päivitetty 24.5.2018